Comment exporter votre fichier clients depuis Optimum
En bref
Depuis votre base clients, lancez l'export ou l'extraction de la liste et enregistrez en Excel ou CSV. Gardez le nom, le téléphone portable, la date du dernier achat et le type d'équipement. La démarche est la même sur Optimum Live et sur Optimum Classic, seul l'emplacement du fichier change.
Optimum Live représente 21,5 % des télétransmissions SESAM-Vitale en mars 2026, en deuxième position derrière Cosium.
Optimum existe en deux versions : Classic, installée sur votre poste, et Live, hébergée chez l'éditeur. La démarche d'export est identique. Seul l'emplacement du fichier généré diffère.
Les libellés de menus varient d'une version à l'autre. Nous décrivons donc la démarche générale, valable dans tous les cas, plutôt qu'un chemin précis qui risquerait de ne pas correspondre à votre écran. Si la fonction reste introuvable, la formulation à transmettre au support figure plus bas.
La marche à suivre
- 1Ouvrez la base clients ou patients.
- 2Repérez la fonction d'export ou d'extraction de la liste, souvent dans un menu Outils ou derrière une icône dédiée.
- 3Choisissez Excel ou CSV. Si l'encodage vous est proposé, prenez UTF-8.
- 4Vérifiez que le téléphone portable et la date du dernier achat font partie des colonnes sorties.
- 5Enregistrez le fichier.
Formulation à transmettre au support
« Bonjour, je voudrais extraire ma base clients au format CSV ou Excel, avec nom, téléphone, date du dernier achat et type d'équipement. Où se trouve cette fonction sur ma version d'Optimum ? »
Cette formulation précise le format et les champs attendus, ce qui évite les allers-retours. Une demande plus vague conduit souvent à une réponse partielle.
Une particularité de Optimum
Sur Optimum Classic, le fichier est enregistré sur le poste depuis lequel l'export a été lancé, et non sur le serveur. Si votre magasin dispose de plusieurs postes, notez lequel vous avez utilisé.
Les colonnes à récupérer
Quatre colonnes suffisent à exploiter votre fichier. Les autres relèvent du confort.
Nom et prénom indispensable
Indispensables à toute personnalisation des messages.
Téléphone portable indispensable
Le numéro fixe ne permet pas l'envoi de SMS. Vérifiez que la colonne exportée est bien celle du mobile.
Date du dernier achat indispensable
Elle détermine le calendrier de suivi. Sans elle, aucune relance ne peut être planifiée.
Type de produit indispensable
Lunettes, lentilles ou solaire : les délais de renouvellement diffèrent selon le type.
Date de naissance optionnel
Recommandée : les délais réglementaires de renouvellement dépendent de l'âge, en particulier pour les mineurs.
Email optionnel
Canal de repli lorsque le numéro de mobile est absent ou erroné.
Mutuelle optionnel
Utile pour votre suivi interne. Cette information n'apparaît jamais dans les messages adressés au client.
Les erreurs fréquentes
Cinq difficultés se retrouvent sur la plupart des exports. Aucune n'est bloquante, à condition de les identifier avant l'import.
Les accents s'affichent en caractères illisibles
« Gaël » devient « Ga?l ». Il s'agit d'un problème d'encodage : le fichier est enregistré en Latin-1 alors que le logiciel qui le lit attend de l'UTF-8. Si le choix vous est proposé au moment de l'export, sélectionnez UTF-8. Les données ne sont pas altérées, la correction reste possible au moment de l'import.
Les numéros de téléphone perdent leur zéro initial
Excel interprète 0612345678 comme un nombre et affiche 612345678. La précaution la plus simple consiste à ne pas ouvrir le CSV dans Excel avant de l'importer. Si vous devez le consulter, passez par Données puis « À partir d'un fichier texte », et forcez le format « Texte » sur la colonne téléphone.
Les dates sont mal interprétées
12/01/2024 correspond au 12 janvier en format français et au 1er décembre en format anglo-saxon. Un export mal paramétré peut mélanger les deux conventions dans un même fichier. Contrôlez trois lignes au hasard avant l'import, en vérifiant la date d'achat d'un client dont vous connaissez l'historique.
Un même client apparaît en plusieurs exemplaires
La situation est fréquente. Un client revenu à plusieurs années d'intervalle peut avoir été ressaisi plutôt que retrouvé, ce qui crée un doublon. Le dédoublonnage manuel est inutile : il se traite automatiquement au moment de l'import.
L'export couvre une période trop large
Exporter l'intégralité de l'historique est rarement pertinent. Un client sans achat depuis huit ans ne fait plus partie de votre clientèle active, et le recontacter dessert votre image. Trois à cinq ans constituent un périmètre raisonnable, et le RGPD impose de toute façon une durée de conservation limitée à ce qui est nécessaire.
Ce que vous avez le droit d'en faire
Ce fichier est le vôtre. L'article 20 du RGPD vous donne un droit à la portabilité : aucun éditeur ne peut vous refuser vos propres données.
Recontacter vos clients pour un renouvellement repose sur l'intérêt légitime, sous trois conditions : une relation commerciale préexistante, une information sur le traitement, et une possibilité de s'y opposer à tout moment. Une opposition doit être appliquée immédiatement et sur l'ensemble des canaux.
Pour les appels, le décret n°2022-1313 fixe la fenêtre : du lundi au vendredi, 10h-13h et 14h-20h. Ni le samedi, ni le dimanche, ni les jours fériés.
En revanche, ce fichier ne peut être ni revendu, ni transmis à un tiers sans base légale, ni conservé sans mesure de sécurité. Vous en êtes le responsable de traitement.
Questions fréquentes
La démarche est-elle la même sur Optimum Classic et Optimum Live ?
Oui, à une différence près : sur Classic, le fichier est enregistré sur votre poste. Sur Live, il transite par votre navigateur et se trouve dans le dossier des téléchargements.
Faut-il fermer le logiciel pendant l'export ?
Non. Un export est une opération de lecture, sans modification de votre base. Vous pouvez continuer à travailler pendant son exécution.
Mon fichier fait 4 000 lignes, est-ce trop ?
Non. Un fichier de plusieurs milliers de clients est courant et se traite sans difficulté. Le facteur déterminant est la qualité des numéros de téléphone, pas le volume de lignes.
Que faire si le téléphone portable n'est pas dans les colonnes proposées ?
Vérifiez l'existence d'une colonne « Mobile », « GSM » ou « Portable », distincte du téléphone fixe. De nombreuses bases comportent les deux champs. Un export limité au fixe rend tout envoi de SMS impossible.
Ai-je le droit d'exporter et de conserver ce fichier ?
Oui, ces données vous appartiennent. Vous en restez responsable : le fichier doit être conservé de manière sécurisée, et il ne peut être ni revendu ni transmis à un tiers sans base légale.
Et ensuite ?
Un fichier exporté n'a de valeur que s'il déclenche une action. L'enjeu est de recontacter chaque client lorsque son équipement arrive en fin de cycle. C'est la fonction d'Optezia : l'import accepte n'importe quel export Excel ou CSV, traite les doublons, et planifie le suivi selon les délais fixés par les décrets optique.
Ce suivi peut également être tenu manuellement. L'exercice reste réaliste sur deux cents clients, beaucoup moins au-delà du millier. Le calculateur permet d'estimer ce que représente l'absence de suivi sur une année.
Votre fichier est prêt ?
Aucune carte bancaire à la création du compte. L'import se fait en quelques minutes.
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