Comment exporter votre fichier clients depuis Ivoirnet
En bref
Depuis votre module clients, lancez l'export ou l'extraction et enregistrez au format Excel ou CSV. Les quatre colonnes qui comptent sont le nom, le téléphone portable, la date du dernier achat et le type d'équipement. Le support de l'éditeur vous indique l'emplacement exact selon votre version.
Ivoirnet pèse 4,8 % des télétransmissions SESAM-Vitale en mars 2026, cinquième du marché français.
Comme pour les autres logiciels à diffusion restreinte, la documentation publique est limitée. La démarche générale ne varie pas : la fonction d'export est accessible depuis la liste des clients.
Les libellés de menus varient d'une version à l'autre. Nous décrivons donc la démarche générale, valable dans tous les cas, plutôt qu'un chemin précis qui risquerait de ne pas correspondre à votre écran. Si la fonction reste introuvable, la formulation à transmettre au support figure plus bas.
La marche à suivre
- 1Ouvrez le module clients.
- 2Cherchez la fonction d'export, d'extraction ou d'édition de liste.
- 3Choisissez le format Excel ou CSV.
- 4Vérifiez la présence du téléphone portable et de la date du dernier achat.
- 5Enregistrez, puis relisez trois lignes pour vérifier qu'aucune colonne ne s'est décalée.
Formulation à transmettre au support
« Bonjour, je voudrais extraire ma base clients au format CSV ou Excel avec nom, téléphone, date du dernier achat et type d'équipement. Où se trouve cette fonction ? »
Cette formulation précise le format et les champs attendus, ce qui évite les allers-retours. Une demande plus vague conduit souvent à une réponse partielle.
Une particularité de Ivoirnet
Ivoirnet figure parmi les logiciels dont MyEasyOptic assure la reprise de données. Si vous envisagez un changement de solution, votre historique n'est pas nécessairement perdu.
Les colonnes à récupérer
Quatre colonnes suffisent à exploiter votre fichier. Les autres relèvent du confort.
Nom et prénom indispensable
Indispensables à toute personnalisation des messages.
Téléphone portable indispensable
Le numéro fixe ne permet pas l'envoi de SMS. Vérifiez que la colonne exportée est bien celle du mobile.
Date du dernier achat indispensable
Elle détermine le calendrier de suivi. Sans elle, aucune relance ne peut être planifiée.
Type de produit indispensable
Lunettes, lentilles ou solaire : les délais de renouvellement diffèrent selon le type.
Date de naissance optionnel
Recommandée : les délais réglementaires de renouvellement dépendent de l'âge, en particulier pour les mineurs.
Email optionnel
Canal de repli lorsque le numéro de mobile est absent ou erroné.
Mutuelle optionnel
Utile pour votre suivi interne. Cette information n'apparaît jamais dans les messages adressés au client.
Les erreurs fréquentes
Cinq difficultés se retrouvent sur la plupart des exports. Aucune n'est bloquante, à condition de les identifier avant l'import.
Les accents s'affichent en caractères illisibles
« Gaël » devient « Ga?l ». Il s'agit d'un problème d'encodage : le fichier est enregistré en Latin-1 alors que le logiciel qui le lit attend de l'UTF-8. Si le choix vous est proposé au moment de l'export, sélectionnez UTF-8. Les données ne sont pas altérées, la correction reste possible au moment de l'import.
Les numéros de téléphone perdent leur zéro initial
Excel interprète 0612345678 comme un nombre et affiche 612345678. La précaution la plus simple consiste à ne pas ouvrir le CSV dans Excel avant de l'importer. Si vous devez le consulter, passez par Données puis « À partir d'un fichier texte », et forcez le format « Texte » sur la colonne téléphone.
Les dates sont mal interprétées
12/01/2024 correspond au 12 janvier en format français et au 1er décembre en format anglo-saxon. Un export mal paramétré peut mélanger les deux conventions dans un même fichier. Contrôlez trois lignes au hasard avant l'import, en vérifiant la date d'achat d'un client dont vous connaissez l'historique.
Un même client apparaît en plusieurs exemplaires
La situation est fréquente. Un client revenu à plusieurs années d'intervalle peut avoir été ressaisi plutôt que retrouvé, ce qui crée un doublon. Le dédoublonnage manuel est inutile : il se traite automatiquement au moment de l'import.
L'export couvre une période trop large
Exporter l'intégralité de l'historique est rarement pertinent. Un client sans achat depuis huit ans ne fait plus partie de votre clientèle active, et le recontacter dessert votre image. Trois à cinq ans constituent un périmètre raisonnable, et le RGPD impose de toute façon une durée de conservation limitée à ce qui est nécessaire.
Ce que vous avez le droit d'en faire
Ce fichier est le vôtre. L'article 20 du RGPD vous donne un droit à la portabilité : aucun éditeur ne peut vous refuser vos propres données.
Recontacter vos clients pour un renouvellement repose sur l'intérêt légitime, sous trois conditions : une relation commerciale préexistante, une information sur le traitement, et une possibilité de s'y opposer à tout moment. Une opposition doit être appliquée immédiatement et sur l'ensemble des canaux.
Pour les appels, le décret n°2022-1313 fixe la fenêtre : du lundi au vendredi, 10h-13h et 14h-20h. Ni le samedi, ni le dimanche, ni les jours fériés.
En revanche, ce fichier ne peut être ni revendu, ni transmis à un tiers sans base légale, ni conservé sans mesure de sécurité. Vous en êtes le responsable de traitement.
Questions fréquentes
Mon export ne contient que les clients récents, pourquoi ?
Un filtre est vraisemblablement actif sur la liste. La plupart des logiciels exportent ce qui est affiché à l'écran, et non la base complète. Retirez les filtres, ou ajustez-les à la période souhaitée.
Puis-je automatiser cet export ?
Rarement, sur ce type de logiciel. En pratique, un export manuel une à deux fois par an est suffisant : le rythme d'évolution d'une base clients d'opticien le permet.
Faut-il exporter aussi les clients qui ont demandé à ne plus être contactés ?
Exportez-les en conservant la trace de leur refus. C'est précisément cette information qui vous évite de les recontacter par erreur. La perdre exposerait votre magasin à un manquement.
Le fichier contient des colonnes que je ne comprends pas.
C'est fréquent : les exports incluent souvent des champs techniques internes. Vous pouvez les ignorer. Seules les colonnes que vous identifiez ont un intérêt pour votre suivi.
Combien de temps puis-je conserver ce fichier ?
Le temps nécessaire à l'usage prévu, pas davantage. Un fichier d'export conservé plusieurs années sur un poste constitue un risque évitable. Supprimez-le une fois les données reprises dans votre outil de suivi.
Et ensuite ?
Un fichier exporté n'a de valeur que s'il déclenche une action. L'enjeu est de recontacter chaque client lorsque son équipement arrive en fin de cycle. C'est la fonction d'Optezia : l'import accepte n'importe quel export Excel ou CSV, traite les doublons, et planifie le suivi selon les délais fixés par les décrets optique.
Ce suivi peut également être tenu manuellement. L'exercice reste réaliste sur deux cents clients, beaucoup moins au-delà du millier. Le calculateur permet d'estimer ce que représente l'absence de suivi sur une année.
Votre fichier est prêt ?
Aucune carte bancaire à la création du compte. L'import se fait en quelques minutes.
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